FAXを電子化しても受注入力が減らない理由｜見る電子化と入力が消える電子化

FAXの注文書を、今日も担当者が手で打ち込んでいます。社内では電子化の話が進んでいるものの、PDFになったところで入力作業は残るのではないかと感じていないでしょうか。

実際そのとおりで、複合機のPDF転送やクラウドFAXは紙をなくす仕組みであって、入力をなくす仕組みではありません。この記事では、電子化しても入力が減らない理由と入力そのものをなくすために何が必要かを書きます。

紙をなくす電子化では入力が残る

注文が多い会社では、1日に数十件のFAXが決まった時間帯に集中して届きます。受注は待たせられないため、届いた分をその都度確認しながらシステムへ手入力していくしかありません。

複合機のPDF転送やクラウドFAXは、この紙を画面に置き換える仕組みです。紙を探す手間やファイリングの手間はなくなりますが、品名・数量・金額をシステムへ入れる作業は電子化の前後で変わりません。入力が残っている限り、現場の負担は変わりません。このため上司には電子化が済んだ案件に見えても、現場は変わらず入力に追われたままです。複数の会社様から受注業務の課題をうかがう中でも、電子化したのに入力は1件も減らなかったという声を何度も聞きました。

読み取るだけでは入力は消えなかった

AI-OCRで注文書を読み取ってデータ化すれば入力は消えるのでしょうか。私たちはFAX注文書の読み取りシステムを開発する中で、品名の壁に突き当たりました。

FAXの注文書に書かれる品名は、マスターの正式名称と揃っているとは限りません。略称や旧品名、取引先ごとの独自の呼び方で届きます。文字として正しく読み取れても、そのままでは販売管理システムに登録できません。現場では経験の長い担当者がこの読み替えを担っていて、確認作業がその人に集中する原因にもなっていました。

注文書を忠実に読み取るだけでは足りず、読み取った品名を正式名称へ突き合わせるところまで仕組みにしてはじめて入力が消えます。

読み替えまで仕組みにする

私たち株式会社トラストが提供するToriKomiには、この壁への答えとして、AIが読み取った品名を商品マスターの正式名称へ突き合わせる機能を持たせています。取引先ごとの呼び方で届いた品名を、そのままシステムへ登録できる形にそろえるところまでが自動化の範囲です。ベテランの頭の中にあった読み替えを仕組みに移せるため、経験の浅い担当者でも同じ精度で処理できます。

人の確認はあえて残す

AIの読み取りにも突き合わせにも誤りは出ます。精度が不十分なまま全自動にすると、今度はAIの誤認識がそのまま受注確定されるリスクに置き換わるだけです。そこでAIが読み取った内容を人が画面で確認してから確定する運用にしています。担当者の仕事は入力から確認へ変わります。確認であれば経験年数に関わらず同じ手順で進められます。

自社の注文書で確かめられます

自社に必要なのが見るための電子化なのか、入力までなくす電子化なのかは、いま入力に何人が何時間かけているかで判断できます。入力の負担が大きいなら、読み取りと突き合わせまで含めた仕組みを検討する価値があります。

ToriKomiでは、導入を決める前に、実際の注文書を使った無料診断を行っています。自社の注文書がどこまで自動で読めるのか、品名がどこまで正式名称にそろうのかを確かめてから判断でき、導入も注文書1帳票から始められます。まずは無料診断からご相談ください。

ToriKomi（FAX注文書のAIデータ化）の詳細・無料診断のご相談はこちら

執筆：DXソリューション部 マーケター・エンジニア 櫻井／監修：DXソリューション部 部長 鈴木