FAXを廃止できない会社の負担を減らす方法｜取引先はそのままで

「取引先にFAXをやめてくださいとは、言えないんですよ」

複数の会社様から受注業務の課題をうかがう中で何度も聞いてきた言葉です。社内からはまだFAXなのかと言われ、取引先には言い出せません。業種が違っても同じ板挟みの話が出てきます。

この記事では、FAXをどう廃止するかではなく、廃止できないまま何を変えられるかを書きます。

FAXを廃止できないのは取引先の事情

FAXが残る理由は、自社ではなく取引先の側にあります。長年FAXで発注してきた担当の方がいます。規模の小さい取引先に、新しいシステムの導入は求めにくいものです。取引先にはそれぞれの事情があり、数十社の発注のやり方を自社の都合で変えてもらうことは簡単ではありません。

廃止できないのは怠慢でも工夫不足でもなく、取引先との関係を守ってきた結果です。

重いのはFAXではなく届いた後の入力

各社の話を並べると、負担として語られるのはFAXが届くことではなく、届いた注文書を見ながら品名・数量・金額を販売管理システムへ手入力する作業のほうでした。多い日は数十件が届き、月末月初は入力に追われて残業が増えます。転記ミスが後工程のトラブルにつながることもあります。確認できる担当者が限られていてその人に業務が集中するという悩みも、会社が違ってもほぼ共通でした。

FAXをやめることと負担を減らすことは別の問題です。取引先とのやり取りは変えられなくても、届いた後の入力は自社の中だけで完結する作業なので、自社の判断だけで変えられます。

届いた後の入力だけをAIに移す

廃止できない会社が現実的に選べるのは、取引先とのFAXはそのまま残して、届いた後の入力だけを人からAIへ移すやり方です。取引先への案内も調整も要りません。

一気に進める必要もありません。まず注文書1帳票、1つの取引先で読み取り精度を確かめて対象を広げていけます。FAX受注の効率化は、FAXの廃止を待たずに始められます。

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執筆：DXソリューション部 マーケター・エンジニア 櫻井／監修：DXソリューション部 部長 鈴木